Projektberichtswesen

Projekte an der Universität Göttingen sind bestimmt durch die Komplexität und Vielschichtigkeit einer großen Organisation, ihrer Interdisziplinarität und damit verbunden ihrer fachlichen Spezifika sowie ihrem Umfang (Zielkomplexität, Maßnahmen, Arbeitspakete, Meilensteine, Kosten) und ihrer Laufzeit.

Demnach bedarf es einer hohen Transparenz sowie einer damit einhergehenden Fortschreibung und Bewertung hinsichtlich des jeweiligen Projektverlaufs. Es gilt, die Übersicht zu behalten, mögliche Beziehungen oder Seiteneffekte erkennen zu können und bei Bedarf zeitnah und wirkungsvoll steuernd tätig zu werden. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, wurde an der Universität Göttingen ein adressatengerechtes, fortlaufendes Projektberichtswesen etabliert, wobei die Berichterstattung hinsichtlich der Zyklen in zwei Varianten (6 Wochen, 12 Wochen) variiert und - je nach Blickwinkel - der Konsolidierung durch das Zentrale Projektmanagement bedarf (logische Sichten), um die Berichtsbasis sinnvoll zu gestalten.

Dabei ist eine kurze aber aussagekräftige Bearbeitungsform von besonderer Bedeutung. Ausgehend vom Projektantrag soll im Berichtswesen eine Projektampel dabei helfen, positive Verläufe oder negative Entwicklungen zu identifizieren (z. B. mangelnder Fortschritt, Ressourcen-Engpässe, kritische Pfade, Fehler bzw. Fehlentwicklungen, Umsteuerungsnotwendigkeiten, Zeitüberschreitung, Kostenüberschreitung).

Im Kern konzentriert sich das Projektberichtswesen auf das Erreichen (oder das Nichterreichen) von Teilzielen, Meilensteinen oder Referenzwerten mittels entsprechender Projektstatusberichte. Dabei dient der Ansatz sowohl den Personen, die operativ projektieren, als auch darüber hinaus den Vertreterinnen und Vertretern des Managements (zumeist als Auftraggeber involviert), die im Rahmen der übergeordneten Projektverantwortung sowie mit Blick auf das bestehende Multiprojektmanagement, hier im Sinne der „Vogelperspektive“, den Überblick haben und behalten müssen, um effektiv steuern zu können.

Gleichzeitig ergibt sich aus dem Berichtswesen eine nützliche Verlaufsdokumentation.