Auftrag und Zielgruppen

Eine große Organisation wie die Georg-August-Universität Göttingen entwickelt im Rahmen ihrer stets fortlaufenden Entwicklung vielfältigste Aktivitäten: groß, klein, in sich geschlossen, interdisziplinär übergreifend, komplex aber willkommen, kompliziert und kritisch, zentral aufgesetzt, dezentral fokussiert, strukturell verwoben oder übergreifend auf Prozesse und Workflows ausgerichtet. Maßnahmen, Projekte, Programme, Strategien diverse. Es gilt also den Überblick zu behalten und die Beziehungen zu erkennen.

Eben hier setzt das Zentrale Projektmanagement an. Dabei soll das ZPM auch dazu dienen, die Führungskräfte und die Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter zu entlasten.

Zielsetzung ist es, das Projektwesen an der Universität zu ordnen und Standards für die Projektarbeit zu setzen. Dabei steht die Professionalisierung im Mittelpunkt. Der Fokus wird dabei auf die zentrale Organisation (Infrastruktur und Administration) gelegt. Hier stehen allerdings nicht die Maßnahmen in den einzelnen Einrichtungen, Abteilungen und Stabsstellen im Fokus. Vielmehr setzt das ZPM auf die Planung, Steuerung und Umsetzungsbegleitung zentraler und übergreifender bzw. übergeordneter Projekte, vielfach mit einem Überschlag in die Fakultäten. Dem Ansatz nach steht dabei die konkrete Interventionsarbeit im Mittelpunkt. Eine besondere Bedeutung kommt neben der Projektsteuerung der Moderation und der lateralen Führung zu. Es gilt, Betroffene zu Beteiligten zu machen, um Projekte gemeinsam durchzuführen und praktikable Lösungen zu gestalten.

Dabei ist das Definieren und Vereinbaren von Projektstandards als ein maßgeblicher Erfolgsfaktor zu sehen. Keine erfolgreiche Projektarbeit ohne ein Regelwerk, Standards und verbindliche Absprachen. Hier definiert das ZPM gemeinsam mit den Einrichtungen die Maßstäbe und bestimmt somit den Standard bzw. die Qualität. Unter dem Qualitätsbegriff ist das ZPM aufgerufen, der Organisation an sich bzw. konkret dem Management einen akzeptierten Verfahrensrahmen anzubieten, um die Projektarbeit bzw. die Interventionen erfolgreich umzusetzen. Hierzu gehören einfache Projektregeln, einzusetzende Projektgremien, eine verantwortliche Projektleitung, verbindliche Berichtswege, eine adressatengerechte Aufbereitung des Berichtsmaterials (verschiedene Sichten), ein Meilensteinmanagement, Schrittfolgen für die Planung und Umsetzung, die Definition von Arbeitspaketen sowie später Evaluationsmaßnahmen und eine abschließende und umfassende Projektbeurteilung. Insgesamt ergibt sich daraus ein Projektcontrolling, das neben einem permanenten „Monitoring“ auch eine Bewertung des Projektverlaufs und der Zielerreichung vornimmt.

Das ZPM hat außerdem die Aufgabe, eine Art „organisatorische Vogelperspektive“ einzunehmen, um den Überblick über die Vielzahl der Aktivitäten zu behalten. Dabei spielt eine besondere Rolle, dass die damit verfolgte Transparenz an sich dazu geeignet sein soll, dem Management die möglichen „Multi-Projekt-Verwicklungen“ aufzuzeigen. Es gilt sog. „negative Seiteneffekte“ frühzeitig zu erkennen, Parallelarbeiten zu vermeiden und absehbare Lösungsdivergenzen auszugleichen. Denn, was für den einen Bereich eine Optimierung bedeutet, muss an den Schnittstellen einer 360°-Betrachtung nicht zwangsläufig auch anderswo, in den Auswirkungen, zu praktikablen Entwicklungen führen. Hier soll das ZPM ausgleichend und steuernd einwirken, um Reibungsverluste zu reduzieren bzw. Fehlentwicklungen möglichst frühzeitig entgegenwirken zu können.