Pro.Admin: Change Management für die Zentralverwaltung und zentralen Einrichtungen
Ziele und bisheriger Ablauf des Pro.Admin‐Prozesses
Im Umfeld der Senatssitzung am 12.07.2023, bei der der aktuelle Stand des Pro.Admin‐Prozesses vorgestellt und diskutiert wurde, sind inner‐ wie außerhalb der Universität Fragen aufgekommen und offenbar Missverständnisse entstanden, auf die an dieser Stelle eingegangen werden soll. Wir bitten um Verständnis dafür, dass es sich bei Pro.Admin um einen universitätsinternen Diskussions‐ und Entscheidungsprozess handelt, so dass eine Reihe von Informationen nur Mitgliedern der Universität direkt zugänglich sind.Mit Pro.Admin hat die Universität im vergangenen Jahr einen Prozess angeschoben, dessen Ziel es ist, die universitären Verwaltungsprozesse transparenter, schlanker und schneller zu gestalten, flachere Hierarchien zu etablieren und so die Zufriedenheit sowohl bei den Mitarbeitenden als auch auf Seiten der Studierenden und der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler spürbar zu verbessern.
Um es deutlich zu sagen: Die Universität hat viele außerordentlich engagierte Mitarbeitende in allen Bereichen – das steht überhaupt nicht zur Diskussion. Aber die Arbeit einer oder eines jeden einzelnen wird zuweilen durch Strukturen behindert, die historisch gewachsen sind, aber heutigen Anforderungen einer in Lehre und Forschung leistungsstarken Universität nicht mehr hinreichend entsprechen. Auch sind in den vergangenen Jahren eine Vielzahl an neuen, herausfordernden Aufgaben hinzugekommen, die mit historisch gewachsenen Strukturen nicht immer optimal zu bewältigen sind. Dies führt letztlich nicht nur zu Unzufriedenheit unter den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, sondern vor allem auch bei den Mitarbeitenden in der Verwaltung und den zentralen Einrichtungen, weil ihr hoher Arbeitseinsatz nicht zu einem für die Universität insgesamt bestmöglichen Ergebnis führt.
Genau aus diesen Gründen wurde der Pro.Admin‐Prozess vor über einem Jahr aufgesetzt und unter Beteiligung aller Gruppen ein Lenkungsausschuss installiert, der die Universität in ihrer Vielfalt abbildet, Expertise aus allen Bereichen einbringt und die Universität über den Prozess ständig informiert. In den vergangenen drei Monaten wurde dann durch ein Beratungsunternehmen eine Organisationsanalyse durchgeführt, um den oben genannten Zielen näherzukommen. Die daraus entwickelten Vorschläge für generelle Optimierungen und strukturelle Änderungen (das vom Beratungsunternehmen so bezeichnete „Grobzielbild“) wurden den einzelnen Bereichen vorab und am 12. Juli im öffentlichen Teil der Senatssitzung vorgestellt und intensiv sowie auch kontrovers diskutiert.
Die stimmberechtigten Mitglieder des Senats haben im Anschluss an die Diskussion eine Stellungnahme abgegeben, die den mit Pro.Admin eingeleiteten Reformprozess grundsätzlich begrüßt. Seine Durchführung wird dabei kritisch gesehen und Fragen sowie Forderungen an das Präsidium hinsichtlich des weiteren Verfahrensablaufs gestellt. Die Dekaninnen und Dekane haben in derselben Sitzung das Präsidium gebeten, den Pro.Admin‐Prozess im Lichte der Aussprache und in Aufnahme der konstruktiven Kritik nahe am vorgesehenen Zeitplan fortzusetzen.
Die Hinweise aus den Diskussionen, der Stellungnahme des Senats und insbesondere aus der vorhergehenden Sitzung der Senatskommission für Entwicklungs‐ und Finanzplanung (KEF) werden im weiteren Prozess aufgegriffen, der am 22. August in einem Townhall‐Meeting – in Präsenz und per Videokonferenz – fortgeführt wird. Im Anschluss wird der weitere inneruniversitäre Diskussionsprozess fortgesetzt, bevor Entscheidungen getroffen werden.
Im Zuge des bisherigen Prozesses wurden über 30 Interviews geführt. In ca. 50 Terminen wurde der Pro.Admin‐Prozess uniintern allen Gruppen und Gremien vorgestellt und die Inhalte und Ziele diskutiert. Beispielsweise wurde seit Beginn des Auswahlprozesses kontinuierlich im Senat über den Fortgang des Pro.Admin‐Prozesses berichtet. Diesen Terminen werden in den kommenden Monaten zahlreiche weitere folgen. Alle Informationen, die das Projektteam und die Universitätsleitung in Gesprächen, über Befragungen im Intranet sowie auf Workshops und in einem Worldcafe gesammelt haben, werden in die nächsten Schritte einfließen und mit den Erkenntnissen der nun anstehenden Diskussionsrunden zu einem Gesamtbild verdichtet. Dabei wird auch die an der Kommunikation des Pro.Admin‐Prozesses geäußerte Kritik ernst genommen und intensiv über mögliche Verbesserungen nachgedacht, um damit weiterhin möglichen Ängsten frühzeitig entgegenzutreten.
Wie bereits mehrfach betont wurde, ist eine Universität kein Unternehmen. Sie arbeitet aber wie andere Organisationen unter Bedingungen knapper Ressourcen. Forschung und Lehre sind ihre Kernaufgaben; die Aufgaben in der Verwaltung inkl. der Aufgaben des Präsidiums dienen ihrer bestmöglichen Verwirklichung. Deshalb werden die Leitungsorgane der Universität ihrer Verantwortung nur gerecht, wenn sie immer wieder über Anpassungsbedarf im Bereich der Administration vorurteilsfrei nachdenken. Wissenschaftsunterstützende Aufgaben, wie etwa Personaleinstellungen oder Warenbestellungen, unterscheiden sich nur unwesentlich zwischen Unternehmen, Universitäten und anderen Bereichen des öffentlichen Dienstes. Daher können erfahrene Expertinnen und Experten, die Unternehmen wie auch öffentliche Einrichtungen bei der Optimierung solcher Prozesse erfolgreich beraten haben, auch in einer Universität Verbesserungspotentiale aufzeigen.
Mit der nach drei Monaten vorliegenden ersten Analyse des Beratungsunternehmens und den daraus entwickelten Ergebnissen liegen nun Vorschläge vor, die nach eingehender Diskussion dabei helfen werden, die eingangs erwähnten Ziele des Pro.Admin‐Prozesses zu erreichen. So werden Strukturen geschaffen, in denen sich das administrative Handeln bestmöglich enfaltet, damit die Universität ihre zukünftigen Aufgaben in Forschung und Lehre weiter bewältigen kann – zum Wohle Aller.
Die Rolle der SUB in der Universität Göttingen und der Pro.Admin‐Prozess
Die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB) ist seit ihrer Gründung 1734 eine in Deutschland und international führende wissenschaftliche Bibliothek. Sie unterstützt Forschung und Lehre am Wissenschaftsstandort Göttingen und leistet seit mehr als zwanzig Jahren einen maßgeblichen Beitrag zu einem modernen Informationsmanagement und der digitalen Transformation von Bibliotheken. Die SUB genießt national wie international ein hohes Ansehen. Als fester Bestandteil der Universität versorgt sie die Wissenschaft mit Literatur, wissenschaftlichen Daten und Informationen und ist durch ihre vielfältigen Serviceleistungen weit über Göttingen hinaus sichtbar. Die SUB stellt nicht nur die für die Wissenschaft notwendigen Informationsinfrastrukturen bereit und entwickelt diese weiter, sondern ihr kommt auch eine zentrale Rolle bei der Bewahrung des kulturellen Erbes zu. Darüber hinaus fühlt sie sich der freien Zugänglichkeit von Wissen und Information ebenso verpflichtet wie der Aufbereitung, Archivierung und Nachnutzung von Forschungsdaten. Sie ist als Dienstleisterin wie als Kooperationspartnerin bedeutsam für alle Bereiche der Wissenschaft und hinsichtlich der Einwerbung von Drittmittelprojekten von besonderer Wichtigkeit für die Universität Göttingen. Als zentrale Einrichtung der Universität Göttingen verantwortet die SUB die universitäre Versorgung mit gedruckten und digitalen Medien, zugleich nimmt sie als Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek auch hoheitliche Aufgaben für das Land wahr. Die SUB macht daher ihre Bestände nicht nur für Forschung und Lehre zugänglich und trifft alle erforderlichen Vorkehrungen für deren Erhaltung, sondern leistet einen durch Forschung und Entwicklung maßgeblichen Beitrag zum Aufbau und zur Aufrechterhaltung einer zukunftssicheren Informationsinfrastruktur im Land Niedersachsen und darüber hinaus. Sie trägt damit in großem Maße zur Sichtbarkeit und zum Erfolg der Universität Göttingen bei.Im Rahmen des aktuell an der Universität durchgeführten Pro.Admin-Prozesses, der als ein Change-Management-Prozess für die Zentralverwaltung und die zentralen Einrichtungen angelegt ist, wurden bereits im Vorfeld der universitätsinternen Vorstellung der Analyse und der Vorschläge eines externen Beratungsunternehmens Ängste über die Zukunft der SUB laut, da diese als zentrale Einrichtung der Universität ebenfalls in den Prozess einbezogen wird. Insbesondere wurden Bedenken geäußert, dass die SUB ihr Profil oder ihre sowohl innerhalb der deutschen als auch der internationalen Wissenschaftslandschaft wichtige Funktion als Forschungsinfrastruktur der Universität verlieren könne. Diesem wird hier ausdrücklich widersprochen. Wie es scheint, gründen sich solche Bedenken trotz intensiver Diskussionen bei fast fünfzig vorhergehenden Terminen mit den Vertretungen der Einrichtungen, des Personalrats und der Statusgruppen auf unrichtigen Darstellungen der Ziele, des Ablaufs und der vorläufigen Ergebnisse des Pro.Admin‐Prozesses. Tatsächlich geht und ging es stets um administrative Veränderungen, über die zu reden erlaubt sein muss.
Die Universitätsleitung möchte noch einmal sehr deutlich betonen, dass weder der Auftrag an das externe Beratungsunternehmen noch dessen Analyse eine Änderung der Aufgaben der SUB vorsahen bzw. planen. Auch zielen die präsentierten Vorschläge nicht auf eine derartige Änderung ab. Vielmehr geht es um die Optimierung von Verwaltungsstrukturen und -abläufen z.B. im Bereich der Finanz- und Personalverwaltung oder der Hausdienste, um Synergien zu nutzen und die SUB für die Zukunft noch besser aufzustellen. Beabsichtigt ist ggf. eine Bündelung von Verwaltungsvorgängen an der Universität dort, wo in der SUB sowie anderen zentralen Einrichtungen wie auch in der Zentralverwaltung selbst Ressourcen zu ähnlichen Aufgaben vorhanden sind. Der in den kommenden Monaten fortzuführende Prozess wird zeigen, in welchem Maße diese Vorschläge tatsächlich umgesetzt werden können, ohne die Aufgaben oder die Rolle der SUB in irgendeiner Form zu beeinträchtigen.
Im Rahmen der Analyse vorhandener Strukturen fand auch eine Überprüfung der Direktion, gemeint ist hier der Struktur des Direktoriums, der SUB statt. Völlig unstrittig ist dabei, dass die SUB einen Direktor benötigt. Anders lautende Gerüchte entbehren daher jeder Grundlage. Hinterfragt wurde lediglich, inwiefern die derzeitige Direktionsstruktur der SUB den zukünftigen Erfordernissen genügt, vor allem auch vor dem Hintergrund der angesprochenen Bündelung von Verwaltungsaufgaben innerhalb der Universität.