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Mobile Arbeit an der Universität Göttingen- Informationen für Führungskräfte



Mit der Dienstvereinbarung Mobile Arbeit ist nun auch an der Universität Göttingen die hybride Zusammenarbeit auf langfristige Sicht Realität in vielen Organisationseinheiten geworden.

Durch den Antrag auf mobile Arbeit können Mitarbeitende eines Teams an verschiedenen Tagen im Büro oder mobil arbeiten. Die Arbeit an unterschiedlichen Orten nennt man auch verteilte Arbeit, die Zusammenarbeit, die sowohl persönlich als auch virtuell stattfindet, nennt man hybrid.

Sie als Führungskraft haben nun die Aufgabe - am besten gemeinsam mit Ihren Teams – zu entscheiden, in welcher Konstellation (am Arbeitsplatz oder mobil) und mit welchen internen Regelungen und Arbeitszeitmodellen die Aufgabenerfüllung im Team gewährleistet werden kann.

Es lohnt sich, Erfahrungen zu reflektieren und die Arbeit im verteilt arbeitenden Team als gemeinsamen Lern- und Entwicklungsprozess zu betrachten.

Um Ihnen als Führungskraft die eine oder andere Entscheidung zu erleichtern, haben wir Ihnen Impulse zu unterschiedlichen Themen im verteilten Arbeiten zusammengestellt. Bei konkreten Fragen und Wunsch nach Unterstützung sprechen Sie uns gern an!



Anwesenheit im Büro

Gleich zu Beginn beim Antrag auf Mobile Arbeit stellt sich für viele die Frage, wie die Anwesenheit der Mitarbeitenden im Büro auf die jeweiligen Wochentage verteilt sein sollte. Wenn die Mitarbeitende Ihres Teams an unterschiedlichen Tagen im Büro arbeiten möchten und Meetings gut digital durchführbar sind, ist die Teilnahme an regelmäßigen Meetings nicht der ausschlaggebende Faktor für die Anwesenheit im Büro.

Für Meetings, in denen es um grundsätzlichere oder persönlichere Themen geht, wie z.B. Teambuilding, empfiehlt sich Präsenz. Gemeinsame Meetings vor Ort sollten mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf geplant und abgesprochen werden.

Sofern die Organisationseinheit Ansprechpartnerin für andere Personengruppen wie Beschäftigte, Studierende, Lehrende oder andere Partner*innen der Universität ist, können Sprechzeiten angeboten und eingeplant werden. Hierzu ist es sinnvoll, die Bedürfnisse der Zielgruppen zu kennen: wo braucht es Raum für persönliche Begegnung, wann ist eine Erreichbarkeit per Telefon oder E-Mail notwendig? So können beispielsweise auch virtuelle Sprechstunden oder Zeitfenster für telefonische Sprechstunden vereinbart werden. Entscheidend ist, dass gut kommuniziert wird, wann und wie die Ansprechpartner*innen in der Organisationseinheit erreichbar sind. Zum Beispiel auf der Webseite oder in Emailsignaturen.

Bei der Planung der Anwesenheitstage der Teammitglieder im Büro sollte auch berücksichtigt werden, dass Aufgaben, die nur vor Ort erledigt werden können, wie die Postbearbeitung oder das Ausdrucken von Unterlagen, regelmäßig und zeitnah bearbeitet werden.

Erreichbarkeit

Die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden sollte sowohl für das Team als auch für relevante Ansprechpartner*innen erkennbar sein. Büro- und Arbeitszeiten können für die Transparenz im Team in teaminternen Dokumenten (OneNote, SharePoint) sowie in E-Mail-Signaturen, im Intranet oder auf den Webseiten genannt werden.
  • Um die telefonische Erreichbarkeit sicherzustellen, sollte Cisco Jabber installiert werden.Cisco Jabber kann auf allen Dienstrechnern (Windows und Mac) und mobilen Dienstgeräten (Android und iOS) installiert werden und ermöglicht das Telefonieren mit der dienstlichen Telefonnummer außerhalb des Büros.
  • Emails sollten v.a. für wichtige Kommunikation genutzt werden, da Emails zeitlich und thematisch geordnet und aufbewahrt werden können.
  • RocketChat als Gruppenchat kann für die (informelle) kurzfristige, zeitgleiche Kommunikation im Team eingesetzt werden. Es kann wie eine Art virtueller „Flurfunk“ genutzt werden, auch für die bilaterale Abstimmung zwischen Kolleg*innen. Für wichtige Kommunikation, die alle oder bestimmte Personen erreichen und/oder dokumentiert werden muss, eignet es sich nicht.

Regeln im Team

Wie in der persönlichen Zusammenarbeit helfen transparente und miteinander im Team vereinbarte Regeln auch in der hybriden Zusammenarbeit.

Eine Regel kann sich zum Beispiel auf die Erreichbarkeit und die Nutzung unterschiedlicher Kommunikationstools beziehen. So kann bezüglich der Nutzung von RocketChat festgehalten werden, dass die Erreichbarkeit über die Ampelfarben „rot, gelb, grün, leer“ signalisiert wird und nur bei entsprechender Erreichbarkeit über diesen Kanal kommuniziert wird. Oder dass der Gruppenchat in RocketChat nur für die Koordination zwischen aktuell anwesenden und erreichbaren Kolleg*innen genutzt wird und nicht für wichtige Informationen, die für alle relevant sind.

Welche Regeln hilfreich und sinnvoll sind, entscheiden Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Team. Dies dient auch einer Verständnissicherung der Regelung im gesamten Team. In regelmäßigen Abständen sollten die gemeinsamen Regeln auf ihre Tauglichkeit hin überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Hier bietet es sich an, im Vorfeld eine Terminserie für diese gemeinsame Reflexion einzurichten. Diese Termine, in denen auf die bisherige gemeinsame Zusammenarbeit geschaut wird, werden auch Retrospektiven (Retros) genannt.

Das Prinzip der Retrospektive und verschiedene abwechslungsreiche Arten der Durchführung sind auf diesen Seiten zu finden:

Arbeitsorganisation in verteilten Teams

Mit Hilfe von Taskboards und Statusmeetings können Sie einen Austausch über Aufgaben und deren Bearbeitungsstand ermöglichen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, dass im Team Transparenz herrscht, welches Teammitglied an welcher Aufgabe arbeitet und wie der Status der jeweiligen Aufgaben ist, insbesondere dann, wenn Mitarbeitende im Arbeitsprozess voneinander abhängen. Dies unterstützt zudem die Sichtbarkeit von Mitarbeitende, die häufiger mobil arbeiten. Die Sichtbarkeit der Teammitglieder und deren Beitrag zur Teamleistung ist eine wichtige Einflussgröße auf das Teamklima. So wird deutlich, wer welchen Beitrag zum Team und zu den Arbeitsergebnissen leistet - unabhängig vom Arbeitsort.

Für Taskboards und deren Anwendung gibt es verschiedene Namen und technische Lösungen. Die Eignung der Tools für den jeweiligen Arbeitskontext und die Konformität mit den Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen der Universität ist jeweils zu prüfen.

Kommunikation

Nicht jede Kommunikation muss face-to-face und in Echtzeit erfolgen. Manche Informationen lassen sich sinnvollerweise über E-Mail (größere Zielgruppe, relevante, zu dokumentierende Inhalte) oder über Telefon (persönlicher Austausch zum Treffen von Entscheidungen) teilen. Im Homeoffice kann die Erreichbarkeit durch Nutzung von Jabber über die dienstliche Telefonnummer sichergestellt werden. Ein Gruppenchat eignet sich für den Austausch von kurzfristig relevanten Informationen oder informellen Austausch. Meetings mit allen Teammitgliedern - auch diejenigen, die nicht vor Ort sind - lassen sich über Videokonferenzen abbilden. Hierfür ist das empfohlene Tool BigBlueButton. Für hybride Meetings (Besprechungen, bei denen Mitarbeitende im Besprechungsraum vor Ort und andere Mitarbeitende zu Hause oder an anderen Orten zusammenschaltet sind) ist eine entsprechende technische Ausstattung wichtig. Setzen Sie sich hierzu mit Ihren IT-Verantwortlichen in Verbindung, um die Ausstattung von Konferenzräumen mit (Konferenzraum-)Mikrofon, Lautsprechern und Bildschirmen zu besprechen.

Meetings

Meetings machen einen großen Teil unserer Arbeitszeit aus. Daher ist die Qualität von Meetings sowohl in Präsenz als auch virtuell wichtig. Für die Durchführung guter Meetings gibt es viele Trainings, Bücher und Arbeitshilfen. Sollten Sie hierzu Trainingsbedarf haben, wenden Sie sich gern an den Bereich Personal- und Organisationsentwicklung: Kontakt Personal und Organisationsentwicklung

Onlinemeetings haben einige Vorteile gegenüber Präsenzmeetings: Sie kommen ohne Arbeitsweg und Anreise aus, sie sind von verschiedenen Arbeitsorten aus zugänglich und sind kurzfristig und spontan organisierbar.

Bei Online-Meetings kommen einige Aspekte besonders zum Tragen:

  • Das Meeting gut vorbereiten!
    Wie auch bei Präsenzmeetings sorgt eine gute Vorbereitung für eine höhere Effektivität und Effizienz des Onlinemeetings. Achten Sie darauf, dass die richtigen Teilnehmenden eingeladen sind, dass das Ziel des Meetings und die Agenda allen klar ist und planen Sie für die einzelnen Themenschwerpunkte den Einsatz entsprechender Tools ein, damit jede*r einen Beitrag leisten kann.
  • Auf die erhöhte kognitive Belastung reagieren!
    Reiht sich online ein Meeting an das andere, kann man schnell ermüden. Der ununterbrochene Anblick des eigenen Gesichts als auch der gefühlte Blickkontakt mit anderen sowie wenig Bewegung kosten uns Anstrengung und Konzentrationsfähigkeit. Durch die parallele Verfügbarkeit von Email, Browser und Co. wird man schnell abgelenkt, so dass man in Onlinemeetings – v.a. wenn sie wenig involvierend gemacht oder weniger relevante Inhalte für einen enthalten - schneller abgelenkt ist.

    Zwischendurch brauchen auch gut gemachte Meetings Pausen, in denen man aufstehen, rumlaufen und den Blick schweifen lassen oder einfach mal eine Biopause einlegen kann. Um die kognitive Belastung zu reduzieren, ist auch das Ausschalten der Selbstansicht sinnvoll.

  • Auf Tonqualität achten!
    Da andere, nonverbale Signale nur eingeschränkt verfügbar sind, ist das Tonsignal besonders relevant, um konzentriert und aufmerksam zuzuhören. Stör- und Hintergrundgeräusche sollten möglichst ausgeschaltet werden (Verwendung eines Headsets!), damit man sich auf die Stimme und das Gesagte des*der Gesprächspartner*in gut einlassen kann.
  • Kameras anschalten!
    Durch die virtuelle Zusammenarbeit sind nonverbale Signale per se eingeschränkt. Nutzen Sie so oft es geht die Kameras, damit wenigstens einige der nonverbalen Signale beim Gegenüber ankommen. Auch „Reaktionen“ und „Emojis“ sind gut geeignet, die nonverbale Komponente ins Meeting einzubringen. Grundsätzlich ist es wichtig, Spielregeln für die Verwendung der Kamera explizit zu machen und ggf. auch zu ermöglichen, dass die Kamera in bestimmten Phasen oder aus bestimmten Gründen ausgeschaltet wird.
  • Auf Redeanteile achten!
    Virtuelle Meetings verstärken oft den Effekt, dass extravertierte Menschen einen höheren Redeanteil haben als introvertierte. Sorgen Sie mit festgelegten Zeiten oder anderen Methoden für einen ausgeglichenen Redeanteil - und stellen Sie damit sicher, dass alle gehört werden und das Meeting als abwechslungsreicher erlebt wird.
  • Teilnehmer*innen aktiv einbinden!
    Zur Förderung der aktiven Teilnahme von Mitarbeitenden an Onlinemeetings gibt es verschiedene Tools wie zum Beispiel Online-Whiteboards. Die Universität Göttingen ist hier im Verbund der niedersächsischen Hochschulen eine Kooperation mit Collaboard eingegangen.
  • Vereinbaren, sich während des Meetings auf das Meeting zu konzentrieren
    und sich nicht ablenken zu lassen. Gestalten Sie das Meeting so kurz wie möglich zu gestalten und laden Sie nur Teilnehmer*innen ein, die für die Bearbeitung der Themen auf der Agenda relevant sind. Ermöglichen Sie im Team auch Small Talk, entweder vor oder nach einem Meeting oder in einem separaten Termin, damit Sie sich in Meetings mit Agenda ganz auf diese konzentrieren können.
  • Persönlichen Austausch ermöglichen!
    In Onlinemeetings sind die nonverbalen Signale eingeschränkter. Häufig wirken sie effizienter, weil man sich stärker auf die Inhalte fokussiert. Der Start und das Ende eines Onlinemeetings können im Vergleich zu einem Meeting in Präsenz eher abrupt sein. Raum für persönlichen Austausch muss in Onlinemeetings konkret eingeplant und erlaubt werden. Dies kann zum Beispiel über Check-In Fragen am Anfang ermöglicht werden oder durch Zeit zum Beispiel am Ende des Meetings, die explizit dafür gegeben wird.

Führen auf Distanz

Das Führen eines Teams auf Distanz oder hybrid ist eine neue Anforderung an Führungskräfte. Die Anwesenheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz vermittelt mancher Führungskraft (noch) ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle. Häufig ergibt sich der informelle Austausch mit und unter den Beschäftigten vor Ort von selbst und das Zusammengehörigkeitsgefühl wird durch die persönliche Begegnung auch ohne aktive Gestaltung gefördert.

Bei der Führung eines verteilt arbeitenden Teams begegnet man sich seltener physisch und kann weniger darauf hoffen, dass sich alles von selbst ergibt. Es sind neue Wege der Steuerung und des Austausches sowie der Stärkung von Vertrauen und Nähe notwendig:

  • Sorgen Sie dafür, dass Sie sich mit allen Mitarbeitende regelmäßig austauschen. Nutzen Sie deren Anwesenheit im Büro für persönliche Meetings mit den Mitarbeitenden.
  • Vermeiden Sie eine Ungleichbehandlung von Mitarbeitenden in Bezug auf ihren Arbeitsort. Sorgen Sie für regelmäßigen Kontakt und Austausch mit allen Mitarbeitenden - sowohl mit denen, die häufiger mobil arbeiten als auch mit denen, die häufiger im Büro sind.
  • Sorgen Sie auch für regelmäßigen Austausch der Mitarbeitenden untereinander, in dem auch Raum für informelle, nicht berufliche Themen ist. Das stärkt den Zusammenhalt und das wechselseitige Verständnis.
  • Machen Sie selbst auch verschiedene Erfahrungen und arbeiten ab und zu dort, wo es für Sie selbst eher ungewohnt ist. Das hilft, die Perspektiven anderer kennenzulernen.
  • Etablieren Sie Tools, wie z.B. Rocketchat, für den informellen Austausch auf Distanz.

Arbeitsklima, Vertrauen und psychologische Sicherheit

Für ein gutes Arbeitsklima sind gegenseitiges Vertrauen und Respekt essentiell. Das heißt auch Verständnis für Kolleg*innen, deren Arbeitsmotive, ihre persönlichen Lebensumstände und die Gründe für ihre jeweiligen Arbeitsmodelle zu entwickeln.

Hierfür ist es hilfreich, dass es Raum gibt für das persönliche Kennenlernen und den Austausch auch zu persönlichen Themen, soweit die Mitarbeitende diese mit ihrem Arbeitsumfeld teilen möchten. Sie können dies aktiv unterstützen, indem sie Raum geben für den Austausch zu nicht arbeitsbezogenen Themen. Informelle Meetings wie gemeinsame Kaffee- oder Mittagspausen (auch virtuell) oder gemeinsame Aktivitäten fördern zusätzlich das Zusammengehörigkeitsgefühl. Das gegenseitige Kennenlernen unterstützt das Verständnis füreinander.

Die psychologische Sicherheit innerhalb eines Teams ist eine wichtige Variable für dessen Erfolg.

Zur Vertiefung des Themas empfehlen wir nach aktueller Recherche (Juli 2022) folgende Online-Beiträge:

Gesundheit

Für die Mobile Arbeit ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement eine wichtige Voraussetzung um die psychische Gesundheit aufrechtzuerhalten.

Durch das Arbeiten zu Hause kommt es häufig zu einer stärkeren Vermischung von Berufs- und Privatleben, die von vielen als belastend erlebt werden. Manche Menschen möchten auch gern eine strikte Trennung und arbeiten daher ausschließlich im Büro.

Um eine Entgrenzung der Arbeit zu vermeiden, gibt es mittlerweile einige Tipps, die sich bewährt haben:

  • Ein Ort oder ein bestimmter Platz in der Wohnung, der ausschließlich für die Arbeit genutzt wird.
  • Absprachen und Vereinbarungen mit Familienmitgliedern oder Mitbewohner*innen, wann man für sie zu sprechen ist
  • Rituale zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit, die wie Signale an den Körper wirken, dass nun einen anderen Modus geschaltet wird: Der Start mit einem Begrüßungskaffee mit Kolleg*innen, die Nachricht an das Team oder das Abschalten des Rechners nach Feierabend, das Zuklappen des Laptops, das Schließen der Tür zum Arbeitszimmer oder das Wegräumen der Arbeitsunterlagen.
Auch die physische Gesundheit sollte nicht vernachlässigt werden. Dazu gehört zum Beispiel ein Arbeitsplatz, der ergonomischen Anforderungen gerecht wird.

Das Betriebliche Gesundheitsmanagement der Universität Göttingen bietet regelmäßig Informationen und Kurse zur psychischen und physischen Gesunderhaltung an. Außerdem erhalten Sie dort Tipps und Hilfestellung.




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Kontakt und Beratung

Manuela Bülow
Akademische Personalentwicklung

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Dr. Katrin Wodzicki
Bereichsleitung Personal- und Organisationsentwicklung

Tel.: 0551 39-26340
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