Nachhaltiges und inklusives Veranstaltungsmanagement
Die Universität Göttingen hat sich zum Ziel gesetzt, Veranstaltungen nachhaltig und inklusiv zu gestalten. Diese Checkliste enthält zentrale Empfehlungen für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
Bei der Organisation von Veranstaltungen werden Mitarbeitende und Studierende sowie Externe dazu ermutigt, Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen und die Zugänglichkeit für alle Teilnehmenden sicherzustellen. Die konsequente Priorisierung von Inklusion und Nachhaltigkeit während des gesamten Planungsprozesses trägt dazu bei, Veranstaltungen durchzuführen, die sowohl umweltbewusst als auch für alle zugänglich sind.
Eine benannte Person ist für Nachhaltigkeitsfragen zuständig.
Vor, während und nach der Veranstaltung steht eine benannte Kontaktperson für Fragen zu Inklusion und Barrierefreiheit zur Verfügung.
Die Nachhaltigkeitsziele der Veranstaltung sind klar definiert.
Es gibt eine Strategie für den Umgang mit diskriminierenden Äußerungen während der Veranstaltung und in digitalen Räumen (z. B. sozialen Medien), einschließlich klarer Meldeverfahren und festgelegter Zuständigkeiten.
Veranstaltungsmaterialien werden online in barrierefreien Formaten zur Verfügung gestellt.
Die Vielfalt unter den Referierenden und Vortragenden wird in allen Rollen, einschließlich Sprecher*innen, Moderierenden und Vortragenden, aktiv gefördert.
Themen und Einladungen sind barrierefrei gestaltet und so, dass sie ein diverses Publikum ansprechen und Stereotypen vermeiden.
Die Termine der Veranstaltungen werden so gelegt, dass wichtige religiöse und nationale Feiertage vermieden und familienfreundliche Zeiten sowie die Bedürfnisse von Teilzeitstudierenden berücksichtigt werden.
Einladungen werden so frühzeitig verschickt, dass genügend Zeit für Fragen zu Barrierefreiheit, Ernährung und anderen Themen bleibt.
Pausen und Übergangszeiten werden so geplant, dass sie den Bedürfnissen von Personen mit eingeschränkter Mobilität entsprechen.
Es werden Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigt, insbesondere für Abend- und Wochenendveranstaltungen.
Alle Moderierenden und Vortragenden werden frühzeitig im Vorfeld gebrieft, um barrierefreie und inklusive Präsentationen zu gewährleisten (siehe unten).
Es werden Optionen für eine nachhaltige Anreise (Zug, Bus, Fahrgemeinschaften) mitgeteilt.
Informationen zur nachhaltigen Mobilität vor Ort (z. B. öffentliche Verkehrsmittel, Fahrradverleih, E-Scooter usw.) und Stadtpläne werden zur Verfügung gestellt. An- und Abreisen, die für die Organisation der Veranstaltung notwendig sind, werden ebenfalls koordiniert, um Emissionen zu minimieren.
Informationen zur Barrierefreiheit und vorhandenen technischen Anlagen bzw. Hilfsmitteln (z. B. reservierte Parkplätze, Rollstuhlzugang, induktive Höranlagen und Ruheräume) werden denjenigen, die diese benötigen, im Voraus zur Verfügung gestellt.
Anfragen (z. B. zu Ernährungsbedürfnissen, barrierefreien Formaten, Kommunikationsunterstützung und Infrastruktur) werden erfragt und berücksichtigt.
Es werden Hoteloptionen, vorzugsweise mit einer Umwelt- oder Nachhaltigkeitszertifizierung, einschließlich Angaben zur Barrierefreiheit und Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr angeboten.
Den Teilnehmenden wird empfohlen, für die klimatischen Bedingungen am Veranstaltungsort geeignete Kleidung mitzubringen.
Die Möglichkeit wird kommuniziert, freiwillig Treibhausgasemissionen zu kompensieren.
Die Teilnehmenden werden darüber informiert, ob Leitungswasser trinkbar ist und ob Essensreste mitgenommen werden können (wiederverwendbare Lebensmittelbehälter werden empfohlen oder zur Verfügung gestellt).
Alle Materialien (Einladungen, Webseiten, Plakate, E-Mails) befolgen Barrierefreiheitsrichtlinien:
Mindestschriftgröße für Handouts: 14 pt, serifenlos (z. B. Arial).
Mindestschriftgröße für Plakate und Präsentationen: 24 pt., serifenlos (z. B. Arial).
Hoher Kontrast (dunkler Text auf hellem Hintergrund).
Vermeidung von kleinen, kursiven oder dekorativen Schriften.
Der Text ist linksbündig statt im Blocksatz ausgerichtet.
Wichtige Veranstaltungsdetails sind nicht ausschließlich in Grafiken eingebettet (um die Barrierefreiheit für Screenreader zu gewährleisten).
Die Veranstaltungsmaterialien verwenden eine diversitätssensible, nicht diskriminierende Sprache und Bildsprache.
Namensschilder sind mit einer angemessenen Schriftgröße und Darstellungsoptionen gestaltet; bevorzugte Pronomen oder Anredeformen können angegeben werden.
Es werden Alternativen zu einer Vor-Ort-Veranstaltung in Betracht gezogen, beispielsweise ein hybrides Format.
Der Veranstaltungsort ist barrierefrei und wird entsprechend der Teilnehmendenzahl in einer angemessenen Größe ausgewählt.
Die Barrierefreiheit wird gewährleistet, relevante Informationen werden bereitgestellt und diese Maßnahmen werden in die Notfallplanung integriert.
Kommunikationsunterstützung wird organisiert (z. B. Live-Untertitelung, Transkripte, Gebärdensprachdolmetschende, Mikrofonsystem für Veranstaltungen mit mehr als 30 Teilnehmenden).
Barrierefreie Zugänglichkeit und Nutzbarkeit ist gewährleistet (z. B. Bestuhlung, mobile Rampen und höhenverstellbare Redner*innenpulte).
Es werden inklusive Sitzplätze angeboten (z. B. Stühle ohne Armlehnen, direkte Sichtlinie und angemessene Beleuchtung für Gebärdensprachdolmetschende, Plätze in der Nähe von Steckdosen, reservierte Plätze für Kommunikationsunterstützung).
Der Veranstaltungsort und die Uhrzeit werden so gewählt, dass eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln gewährleistet ist.
Die Entfernungen zwischen den verschiedenen Veranstaltungsorten werden kurz gehalten; bei Bedarf werden barrierefreie Transportmöglichkeiten organisiert.
Es wird geprüft, welche Materialien ausgeliehen werden können und welche beschafft werden müssen, z. B. Messestände.
Wiederverwendbare Produkte (z. B. Besteck und Geschirr) werden bevorzugt, gefolgt von umweltfreundlichen, recycelbaren oder recycelten Optionen (z. B. Servietten aus Recyclingpapier).
Einwegprodukte werden vermieden, z. B. Dekorationsartikel wie Luftballons, Einweggeschirr und Portionspackungen von z. B. Zucker, Ketchup, Senf und Snacks, sofern die Hygienestandards dies zulassen.
Bei der Verwendung von Bannern und Dekorationen wird darauf geachtet, dass diese keine veranstaltungsspezifischen Informationen oder Daten enthalten, damit sie nach der Veranstaltung wiederverwendet werden können.
Die Kommunikation erfolgt so papierlos wie möglich, z. B. durch digitale Verbreitung von Informationen, Einladungen, Anmeldungen und Konferenzunterlagen.
Notwendige Druckerzeugnisse werden so effizient und ökologisch wie möglich gedruckt. Der Druck wird auf ein Minimum beschränkt und erfolgt nach Möglichkeit ohne Farbe.
Es werden IT-Geräte verwendet, die nach Möglichkeit ökologischen und barrierefreien Kriterien entsprechen.
Gastgeschenke werden so weit wie möglich vermieden. Ist dies nicht möglich, wird auf umweltfreundliche, sozial verantwortliche und regional produzierte Geschenke geachtet.
Lokale Anbieter mit kurzen Lieferwegen werden bevorzugt. Es werden ausschließlich vegetarische/pflanzliche Speisen angeboten, wobei regionale, saisonale, fair gehandelte und ökologische Produkte Vorrang haben.
Die Speisen sind deutlich mit Allergenhinweisen und Ernährungsoptionen (z. B. glutenfrei, vegan, halal) gekennzeichnet.
Bei eingeschränktem Cateringangebot wird eine Liste mit barrierefreien Restaurants in der Nähe (mit barrierefreien Toiletten) bereitgestellt, die vielfältige Ernährungsoptionen anbieten.
Lebensmittel mit hohem ökologischem Fußabdruck, z. B. importierte Waren per Flugzeug werden vermieden.
Leitungswasser wird in Karaffen oder über Wasserspender angeboten.
Es werden Informationen über Herkunft, Anbaumethoden und Arbeitsbedingungen während der Produktion bereitgestellt.
Es stehen verschiedene Sitzmöglichkeiten zur Verfügung, darunter barrierefreie Sitzplätze; Buffettische sind rollstuhlgerecht und das Personal steht zur Unterstützung bereit.
Die Nachhaltigkeitsziele der Veranstaltung sowie eine klare Erklärung zu Gleichstellung und Diversität werden den Teilnehmenden mitgeteilt.
Die Teilnehmenden werden darüber informiert, welche Kontaktpersonen zur Verfügung stehen, um Bedenken und Beschwerden melden zu können.
Das Organisationsteam ist darauf vorbereitet, mit Störungen, gruppenbezogener Feindseligkeit oder diskriminierenden Äußerungen aus dem Publikum umzugehen und fungiert als Anlaufstelle.
Der Sicherheitsbedarf wird im Voraus bewertet, und falls erforderlich, wird ein Sicherheitsplan umgesetzt, um die Teilnehmenden zu schützen, insbesondere vor externen Störungen (z. B. durch extremistische Gruppen).
Eine Frist für die Einreichung von Materialien wird festgelegt, um genügend Zeit für barrierefreie Anpassungen zu haben; PowerPoint- oder Word-Dateien werden gegenüber PDFs bevorzugt.
Gedruckte Materialien werden in barrierefreien Formaten bereitgestellt (z. B. barrierefreie digitale Version, Großdruck).
Während der Präsentationen:
Zwei-Sinne-Prinzip wird berücksichtigt, d.h. visuelle Inhalte werden auch mündlich erläutert und lautsprachliche Inhalte stehen textlich bzw. visuell zur Verfügung.
Abkürzungen und Fachbegriffe werden erklärt.
Publikumsfragen werden vor der Beantwortung wiederholt.
Es wird immer ein Mikrofon benutzt und sichergestellt, dass auch Teilnehmende es verwenden.
Zeit für (Gebärdensprach-)Dolmetschende und technische Unterstützung wird eingeplant.
Eine klare Beschilderung für Eingang, Räume, Toiletten sowie reservierte Sitzplätze für Personen mit Kommunikationsunterstützung und deren Begleitpersonen wird bereitgestellt.
Es wird überprüft, ob die Raumtemperatur vor Ort regulierbar ist. Falls ja, wird sie während der Veranstaltung zwischen 20 °C und 26 °C gehalten.
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